为什么越来越忙？
byXIAOLAIon2008/09/17·10 COMMENTS
一旦开始做事，很快就会进入一种状态：越来越忙，要做的事情越来越多，最终好像无法招架无法承受。可是为什么总是有另外一些人（当然是极少数）可以从容淡定呢？做事提前准备而不是凭一时兴起，是一种习得的习惯。做研究的人往往因为习得这种能力才有机会进行更深入的研究，反过来因为做过更多的研究也使得这种习惯反复被强化。既然这种能力并非天生，要靠后天习得养成，就不奇怪为什么大多数人不具备这种能力了。
最近遇到前来为自己孩子申请美国大学而咨询我的一位家长，与其沟通的过程中，发现这是一位相对罕见的做功课（doing homework，在这里不是指“做作业”，而是指“提前花时间去做该做的调研工作”）做得非常深入完整的家长。很少遇到高中生的家长花费大量的时间（从自己孩子读高一的时候开始，一直到现在孩子已经是高三上学期）调研与留学美国相关的一切可能调研到的信息，并以此为根据引导孩子一步一步完成该完成的每一个步骤。所以，当其他大多数孩子已经开始手忙脚乱招架不住的时候，他的孩子却只剩下一些必须依靠等待才能完成的任务，只要按部就班就可以顺利到达终点。大多数家长不是这样的，他们往往只有到达终点才发现自己错过了无数机会，浪费了无数时间，期间实际上除了操心焦虑之外几乎没做任何有助于改善结果的事情。总有人说，学校里教得都一样，怎么孩子与孩子之间却有那么大的差异呢？也许这个例子可以给出一点解释：潜移默化的，耳闻目染的教育，有着超乎想象的影响力。随后与那位家长的孩子的沟通，也让我印象深刻，她是个罕见的认真做功课的孩子（尤其在她的同龄人中），做事从容淡定，井井有条。这样的人不成功，还有天理么？
有这样一句话描述得非常准确：“We didn’t plan to fail, we failed to plan.”很多人并不是不知道计划的重要性，也不是不知道做功课是必要的，但最终还是疏于计划、疏于准备，或不了了之，或以惨败告终。为什么尝试着学习计划能力的人往往最终放弃呢？他们的理由是“计划不如变化快”，或者“就算认真计划了，最终还是发现计划根本没有用。”——是不是真的如此呢？实际上，这种挫败是因为他们在做计划之前，遗漏了一个重要的步骤（也许是因为大多数时间管理书籍、项目管理书籍里面都“不约而同”地忽略了这个步骤）。制定计划之前最重要的，绝不应该忽略的步骤是“甄别任务属性”。甄别什么属性呢？所有的任务，对于执行者来说，都可以被二分为“熟悉的”与“陌生的”。如果任务是“熟悉的”，那么计划会变得易于制定，易于执行，易于完成。如果你是某个领域的专家，熟悉那个领域中的每一个环节——这往往不靠智商，只靠积累，并且还是很长时间的积累，比如，五年以上——那么，你将精确地了解如何拆解任务，如何分配任务，每一个环节需要耗费多少时间精力，如何衡量每个环节是否真正完成，如何提前避免一些浪费，什么样的系统的方法可以从根本上提高效率……（注意，这些都不一定非要读“时间管理”、“项目管理”书籍才能习得。事实上，对“专业”有多么“专”才最重要，很多人在这点的认识上往往本末倒置。）
然而，现实生活中，我们更多地面临“陌生的”任务。因为我们就算是专业，往往也只能是“某一方面”的专家。这也不奇怪，本质上来看，术有专攻，是人们时间精力有限的必然结果。关键就在这里：很多人的计划注定失败，仅仅是因为他们用“制定熟悉任务的方法”去制定“关于陌生任务的计划”。于是，一旦计划开始实施的那一刹那，困难本质就马上暴露无遗——之前的准备根本就是“纸上谈兵”。因为对任务的不熟悉而导致的窘境是，不停地出现“难以预料”的困境，并且，一个问题的解决往往引发更多问题的出现。于是，整个任务“变得”越来越庞大复杂。实际上，任务没有变得“更庞大”、“更复杂”，它原本就那样，只是因为最初计划制订者因不熟悉而误以为任务很简单。要做的事情越来越多，无法解决的问题不断堆积，时间越来越紧迫，直至最终不得不以“放弃”作为结局。
比如，学生在准备托福、SAT、GRE这类留学考试的过程中，大多都早已经历过上面描述的过程。刚开始什么都不懂就跳了进来。而后先是觉得“词汇量不够”。于是，去买一本词汇书，开始天天背单词。背着背着就发现“咦？不对啊，这每个单词都认识，怎么还是看不懂呢？”于是才知道原来语法很重要，原来很多人坚信“不学语法也可以”只不过是因为他们没必要读这么难的文章，于是才开始端正态度，认真学习语法。再过一段时间，语法基础也扎实了，又发现“咦？不对啊，这每个单词都认识，句法结构也非常清楚，怎么还是看不懂呢？”慢慢才想明白，逻辑训练上有所欠缺才会出现这种尴尬，于是有挣扎着把自己的思考方式理顺。再过一段时间，有有问题了，“单词没问题，语法没问题，逻辑没问题，可是怎么还是有点看不懂呢？”最终发现原来是各种背景知识的欠缺造成的，比如“学科背景”、“文化背景”等等；于是又要开始“新的”征程……
留学申请的过程也是如此。很多人最初并未清醒地意识到自己正在做一件自己并不熟悉甚至是完全陌生的事情，尚未意识到自己所面对的任务之庞大、之复杂。于是，疏于计划——往往不是没有计划，而是计划过分幼稚。每年到了11月中下旬，前来咨询的人几乎是“蜂拥而至”，实际上他们不知道大多数情况下这样的时候往往即便是神仙也无能为力了。做任何事情，都有更有效率的方法，但，再有效率的方法也需要时间，并且往往是“足够长”的时间。从现在开始养成习惯：做任何事情之前，1) 认真审视一下自己；2) 认真评估一下任务。如果，任务属于“陌生型”的，那么请记住这样一个貌似悖论的法则：“完成任何一个计划往往都需要三倍于计划的时间——即便，从一开始就考虑到这个因素。”